Skip to content

[11 nguyên tắc] quản lý kho hàng đạt hiệu quả cao nhất

Quản lý kho hàng là một công việc không hề dễ dàng. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, thì số lượng và chủng loại hàng hóa cũng sẽ dần nhiều hơn. Vậy nên quản lý thế nào để có thể giám sát hàng hóa chặt chẽ, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát, nhầm lẫn? Đó là mong muốn của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Trong bài viết này, Saigon Express sẽ tổng hợp giúp bạn những nguyên tắc quản lý kho hàng cơ bản nhưng rất hiệu quả. Sẽ giúp cho hoạt động lưu trữ, phân phối hàng hóa của bạn trở nên chặt chẽ và tối ưu hơn.

Một vài khái niệm cần nắm

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu các nguyên tắc quản lý kho hàng, thì bạn cần nắm một số khái niệm cơ bản trong hoạt động lưu trữ hàng hóa. Cụ thể như sau:

Hàng tồn kho

Hàng tồn kho không phải là hàng sắp hết hạn, hoặc hàng có vấn đề không thể xuất bán mà nhiều người vẫn lầm tưởng. Khái niệm hàng tồn kho rộng hơn rất nhiều. Cụ thể, hàng tồn kho dùng để chỉ những nguồn hàng (hoặc nguyên liệu sản xuất) dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng/kinh doanh hiện tại hoặc trong tương lai. Bao gồm nhiều dạng như hàng thành phẩm, hàng dở dang, nguyên vật liệu, linh kiện, công cụ dụng cụ hỗ trợ sản xuất. Hàng tồn kho có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, có khả năng ảnh hưởng trực tiếp tới sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế cần quản lý chặt chẽ, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng.

Quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là một hoạt động bao gồm nhiều công việc khác nhau. Ví dụ như quản lý hoạt động hàng ngày của kho hàng, quản lý nhập xuất tồn, quản lý số liệu, quản lý hàng tồn kho,… Với nhiệm vụ là đảm bảo mọi hoạt động của kho hàng đều được vận hành suôn sẻ, không có sự cố hoặc có thể xử lý sự cố (nếu có) một cách nhanh chóng, không ảnh hưởng lớn tới hàng hóa. Đồng thời đảm bảo hàng hóa được bảo quản, lưu trữ an toàn, luân chuyển, phân phối một cách hợp lý. Quản lý kho hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều khoản chi phí, duy trì ổn định hoạt động, phát triển tốt, tăng khả năng cạnh tranh so với đối thủ.

11 nguyên tắc quản lý kho hàng đạt hiệu quả cao nhất

Saigon Express là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê kho và lưu trữ hàng hóa. Chúng tôi hiện đang lưu trữ hàng hóa cho hàng ngàn cá nhân, doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước. Để thực hiện tốt dịch vụ của mình, chúng tôi không ngừng tìm tòi những nguyên tắc quản lý kho hàng hiện đại nhất. Sau đó vận dụng, điều chỉnh sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.
Với kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực kho vận, Saigon Express sẽ chia sẻ với bạn 11 nguyên tắc quản lý kho cơ bản. Nếu ứng dụng tốt, sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian, chi phí cũng như công sức. Mà ngược lại, còn tăng hiệu quả kinh doanh lên rất nhiều.

#1. Thiết kế phòng quản lý gần với khu vực xuất nhập hàng

Hãy chắc chắn rằng hoạt động xuất nhập hàng được giám sát chặt chẽ. Bằng việc thiết kế phòng quản lý gần với khu vực xuất nhập hàng hóa, người quản lý kho hoặc nhân sự chịu trách nhiệm có thể dễ dàng quan sát, theo dõi hoạt động xuất nhập hàng.
Ngoài ra, cũng sẽ cần khá nhiều thủ tục, làm phiếu xuất nhập,… nên nếu khoảng cách giữa văn phòng làm việc và khu vực xuất nhập hàng gần nhau sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

nguyen-tac-quan-ly-kho-hang-1

#2. Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học

Nguyên tắc đầu tiên để quản lý kho hàng hiệu quả, đó là phải sắp xếp hàng hóa trong kho thật khoa học, gọn gàng.
Cần phân chia khu vực loại hàng để tránh sự ảnh hưởng, tác động giữa chúng với nhau. Việc này cũng giúp quá trình tìm kiếm, xuất nhập hàng được thuận lợi, nhanh chóng hơn.
Ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng là điều cần thiết (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng)

thu-tuc-thue-kho-chua-hang-5

#3. Ứng dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

FIFO là LIFO là hai phương pháp quản lý, sắp xếp hàng hóa rất phổ biến hiện nay trên thế giới và được nhiều doanh nghiệp ứng dụng mang lại hiệu quả cao.
Cụ thể, FIFO (first in – first out) nghĩa là nhập trước, xuất trước. Tức những hàng hóa nào nhập vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Như vậy khi sắp xếp cần để các hàng nhập vào trước tại những vị trí dễ lấy hơn. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với những mặt hàng có hạn dùng ngắn, có tính thời thượng, theo trend như thực phẩm, thời trang, phụ kiện, thiết bị di động, đồ công nghệ,…
Còn LIFO thì ngược lại, LIFO (Last In, First Out) là nhập sau xuất trước. Có nghĩa những sản phẩm mới nhập vào sẽ là những sản phẩm được xuất đi trước. Mục đích là để đảm bảo cập nhật thời giá, giúp doanh nghiệp cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp. Các mặt hàng như vật liệu xây dựng, cát, than, đá,… sẽ ứng dụng phương thức này.

#4. Cần thiết lập định mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho hiểu đơn giản là một khoảng số lượng hàng hóa cần được duy trì ổn định để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục và không bị gián đoạn. Sao cho hàng không quá nhiều khiến dư thừa, mà cũng không quá ít để có thể cung ứng kịp thời cho thị trường khi có yêu cầu.
Định mức tồn kho sẽ có ngưỡng tối thiểu và ngưỡng tối đa. Cần đảm bảo số lượng hàng trong kho không ít hơn ngưỡng tối thiểu, và không nhiều hơn ngưỡng tối đa.

#5. Kiểm kho định kỳ

Để quản lý kho hàng tốt, cần tiến hành kiểm kê định kỳ. Tùy quy mô kho và tính chất hàng hóa, cũng như tình hình thị trường mà giãn cách thời gian kiểm kê. Thời gian lý tưởng thường được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng là 6 tháng 1 lần. Việc kiểm kho sẽ bao gồm những hoạt động sau đây:
Kiểm tra tình hình kho hàng (mốt mọt, dột, ẩm thấp, hư hại,…). Nếu có cần đánh giá nguy cơ và xử lý càng sớm càng tốt, tránh ảnh hưởng tới hàng hóa
Kiểm tra tình hình, chất lượng hàng hóa: Xem xét hạn sử dụng, sự hư hại về bao bì, hoặc suy giảm chất lượng sản phẩm và xử lý kịp thời.
So sánh, xác nhận số lượng trên thực tế và trên sổ sách, dữ liệu. Nếu có chênh lệch, sai số cần kiểm tra, rà soát lại để tìm nguyên nhân.
Tổ kiểm kê kho cần khoảng 2-3 người. Để kiểm kho nhanh chóng, không nhầm lẫn, hãy tiến hành tuần tự từng khu vực, dựa vào nhóm hàng.

nguyen-tac-quan-ly-kho-hang-5

#6. Phân chia nhóm ưu tiên ABC

ABC không phải là thứ tự tên hàng hóa, mà là sự sắp xếp theo mức độ cần được quan tâm. Với một kho hàng hóa, sẽ có nhiều loại mặt hàng khác nhau, mang lại những giá trị khác nhau cho doanh nghiệp.
Để quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần phân chia hàng hóa thành các nhóm sản phẩm có các tính chất tương đồng. Song song đó sẽ đánh giá mức độ quan trọng, tầm ảnh hưởng để có sự quan tâm phù hợp. Phân tích ABC sẽ có các tiêu chí như sau:
Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao, nhưng lại có tần suất bán ra chậm
Nhóm B: là những hàng hóa có giá trị trung bình, và tần suất bán ra cũng ở tầm trung vừa phải
Nhóm C: là những hàng hóa có giá trị thấp, nhưng đổi lại tần suất bán ra lại cao

#7. Sử dụng mô hình Lean Manufacturing

Mô hình “Lean manufacturing” còn gọi là phương pháp sản xuất tinh gọn. Với mục tiêu tập trung nhận diện và loại bỏ những hoạt động không tạo thêm giá trị nhưng lại làm tăng chi phí trong sản xuất. Nói cách khác, Lean Manufacturing sẽ nhắm tới mục đích giảm lượng đầu vào thấp hơn, giảm thời gian, giảm mặt bằng, giảm nhân công, giảm vật liệu, giảm lưu trữ,… nhưng vẫn đảm bảo sản lượng và giá trị đầu ra.

nguyen-tac-quan-ly-kho-hang-2

#8.Tính vòng quay tồn kho

Ứng dụng Inventory turnover sẽ cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ. Dựa vào đó bạn có thể ước tính được để bán hết hàng tồn kho cần khoảng bao nhiêu thời gian. Từ đó sẽ có các dự toán chính xác hơn về thị trường, xây dựng kế hoạch nhập hàng chuẩn xác. Việc quản lý kho hàng này sẽ giúp việc lưu trữ, sản xuất hàng đạt hiệu quả cao hơn, tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

#9. Sử dụng thẻ kho

Thẻ kho là một loại tờ rời, hoặc được đóng thành cuốn để theo dõi số lượng hàng hóa, tình hình xuất nhập và lượng tồn của hàng. Mỗi mặt hàng sẽ được cấp một thẻ kho riêng, được cập nhật số liệu liên tục để người quản lý kho hàng có thể nắm được tình hình của mặt hàng đó.
Thông qua thẻ kho, có thể nhận định được tình hình kinh doanh của mặt hàng đó. Từ đó quản lý kho có thể cân nhắc sắp xếp, bố trí, tăng giảm lượng hàng xuất nhập cho phù hợp. Trong trường hợp xảy ra sơ sót, sai lệch số liệu cũng có thể dựa vào thẻ kho để nhanh chóng xác định chính xác.

#10. Sắp xếp hàng hóa theo mã SKU

SKU (Stock Keeping Unit) hay còn gọi là mã hàng hóa. Đây là cách đặt tên hàng hóa dựa vào vị trí cũng như tính chất của hàng hóa đó. Thông qua mã SKU, có thể nhanh chóng xác định được mặt hàng. Giúp cho việc quản lý, xuất nhập hàng được diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.
SKU thường là một dãy bao gồm chữ và số. Ví dụ, kiện hàng lưu tại khu B, kệ số 3, tầng 2, ô số 4 có thể đặt tên là B324.

#11. Mã vạch và phần mềm quản lý kho

nguyen-tac-quan-ly-kho-hang-3

Cần chắc chắn rằng mọi kiện hàng hoặc sản phẩm đều được kèm với một mã vạch. Mã vạch chứa thông tin của hàng hóa, khi quét qua phần mềm quản lý sẽ được lưu trữ lại. Cùng với sự kết hợp của phần mềm quản lý kho hàng, mã vạch sẽ giúp cho việc kiểm soát hàng hóa trở nên khoa học và chính xác, tiện lợi hơn.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phầm mềm quản lý kho hàng. Doanh nghiệp sẽ cần tốn một khoản phí nhất định để mua phần mềm và vận hành chúng.
Trên đây là 11 nguyên tắc quản lý kho hàng cơ bản. Thực tế để quản lý hiệu quả, sẽ còn khá nhiều nguyên tắc và bí quyết khác mà bạn cần đầu tư nhiều thời gian, công sức, và có thể là chi phí.
Nếu bạn muốn lưu trữ hàng hóa nhưng không muốn thuê nhà xưởng riêng, cũng không muốn mất nhiều thời gian, công sức. Hãy liên hệ với Saigon Express để được hỗ trợ. Chúng tôi là một đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho chuyên nghiệp. Kho hàng được đầu tư cơ sở hạ tầng tiêu chuẩn, có xe nâng, có đội ngũ bốc xếp, quản lý chuyên nghiệp và nhiều tiện ích đi kèm.

Thông tin liên hệ:
Công ty TNHH ™ DV Sài Gòn Express
Trụ sở: 121 Hoàng Quốc Việt, P. Phú Thuận, Q7, Hồ Chí Minh
Hotline: 0901 86 87 86 – (028) 3776 0700
Email: kinhdoanh@sec-warehouse.vn
Website: khovansec.com

 

 

0901868786