Ngày nay nhu cầu giao thương hàng hóa xuyên biên giới giữa các quốc gia ngày càng cao. Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, cùng với nhiều hiệp định kinh tế được ký kết, quy trình cũng như thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam đã dễ dàng hơn trước đây rất nhiều.
Tuy nhiên đối với những người vừa mới tìm hiểu về lĩnh vực xuất nhập khẩu, hoặc chưa có kinh nghiệm nhập hàng từ nước ngoài, thì sẽ dễ cảm thấy bối rối không biết bắt đầu từ đâu. Để giúp bạn giải quyết nỗi băn khoăn ấy, Khovansec.com đã tập hợp chi tiết 8 bước cơ bản trong thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam để bạn dễ theo dõi.
Mục lục
Bước 1: Khảo sát giá và tìm đơn vị uy tín để đặt hàng
Nếu bạn là một “ma mới” tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Thì trước hết bạn cần xác định mặt hàng mình muốn nhập, và tìm kiếm đơn vị uy tín để đặt hàng. Theo đó, cần khảo sát giá một cách kỹ lưỡng từ nhiều đơn vị, nhiều quốc gia, nhiều thị trường. Bên cạnh giá cả, bạn cũng cần tìm hiểu kỹ về thông tin doanh nghiệp trước khi “chọn mặt gửi vàng”. Đó có phải là một doanh nghiệp uy tín? Đã hoạt động bao lâu? Đã từng có “phốt” nào hay chưa?. Có thể nói, việc chọn đối tác nhập khẩu hàng từ nước ngoài là bước quan trọng bậc nhất, có khả năng quyết định sự thành công hay thất bại của bạn trong quá trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam.
Bước 2: Gửi đơn đặt hàng
Khi đã chọn được đơn vị uy tín để đặt hàng, bạn cần quyết định loại hàng và số lượng nhập khẩu. Tiếp đó sẽ gửi Order Sheet (Đơn đặt hàng) cho phía đối tác thông qua email, trang thương mại, trao đổi tin nhắn hoặc hình thức online khác. Và trong Order Sheet này, bạn cần ghi chú đầy đủ các nội dung sau:
- Thông tin đầy đủ của cá nhân hoặc doanh nghiệp bán hàng (Tên công ty, địa chỉ, SĐT, email, thông tin người đại diện,…)
- Thông tin đầy đủ của cá nhân hoặc doanh nghiệp mua hàng (Tên công ty, địa chỉ, SĐT, email, thông tin người đại diện,…)
- Chi tiết về hàng hóa nhập khẩu (Tên hàng, chủng loại, số lượng, chất lượng, mẫu mã, điều kiện giao hàng, tổng tiền cần thanh toán,…)
- Đặc biệt cần lưu ý về điều kiện và cách thức thanh toán. Theo đó khi đặt hàng, bạn nên yêu cầu người bán gửi luôn Proforma Invoice. Vì thông qua Proforma Invoice có thể chuyển tiền ngân hàng được (Tùy điều kiện thanh toán).
Bước 3: Tiến hành thỏa thuận các điều khoản và ký hợp đồng làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam
Bước tiếp theo hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu. Nếu công ty nước ngoài có mẫu sẵn, bạn cần xem xét kỹ lưỡng. Hoặc hiện nay trên internet cũng có khá nhiều mẫu hợp đồng nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam. Bạn có thể tải về và điều chỉnh theo mong muốn của mình sao cho hợp lý. Do đây là hợp đồng giao thương quốc tế nên thường sẽ dùng tiếng Anh hoặc song ngữ. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu chính xác nội dung của hợp đồng.
Dưới đây là các nội dung bạn cần lưu ý để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ, an toàn cho quyền lợi của mình và đề phòng các phát sinh ngoài mong đợi:
- Cần chắc chắn rằng tên – số lượng hàng hóa và tổng tiền trên các loại giấy tờ như invoice, packing list BL cần khớp với nhau. Bất kỳ sự sai lệch nào cũng sẽ dẫn tới các rắc rối khiến thủ tục thông quan không được suôn sẻ. Phải mất thời gian chỉnh sửa, mất nhiều khoản phí và thậm chí không được thông quan.
- Hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài có nằm trong danh mục hàng cấm, hàng hạn chế hoặc hàng cần các thủ tục đặc biệt hay không? Do đó bạn cần quan tâm nhiều tới xuất xứ hàng hóa, cũng như chủng loại hàng hóa.
- Điều khoản và phương thức thanh toán cũng là yếu tố rất quan trọng. Theo đó bạn cần thỏa thuận cụ thể với đơn vị bán hàng, và nêu rõ trong hợp đồng để tránh các tranh chấp không mong muốn về sau.
Thông thường, cả đơn vị mua hàng và bán hàng đều có thể chủ động book hãng tàu hoặc hãng hàng không về thời gian hàng nhập về Việt Nam. Tuy nhiên nếu bạn mới nhập khẩu hàng lần đầu chưa có kinh nghiệm, tốt nhất nên liên hệ các công ty forwarder hỗ trợ. Vì họ chuyên book hàng nên mọi việc sẽ thuận lợi và nhanh chóng hơn, được vận chuyển door – to – door và bạn chỉ cần mất một khoản phí vừa phải, không phải lo lắng hay mất nhiều thời gian. Khi nào đã có kinh nghiệm nhập khẩu nhiều lần, bạn tìm hiểu và tự book vẫn chưa muộn.
Bước 4: Đơn vị bán hàng đóng gói và giao hàng tại cảng biển hoặc sân bay
Ở bước này, đơn vị bán hàng sẽ tiến hành đóng gói và giao hàng. Dù không trực tiếp quan sát được, nhưng bạn hoàn toàn có thể theo dõi quá trình này (như thời gian đóng hàng, chi phí đóng hàng, quá trình chuyển hàng từ nhà máy tới cảng, thời gian nhập cảng, các loại phí trong quá trình chuyển hàng,…). Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều có hệ thống website hỗ trợ theo dõi. Hoặc bạn cũng có thể giám sát bằng cách liên hệ email, điện thoại,…
Căn cứ vào đó, bạn có thể ước tính thời gian hàng nhập để chuẩn bị các thủ tục liên quan. Và sau này, khi nhập các lô hàng tiếp theo cũng dễ dàng theo dõi, hoặc đẩy nhanh thời gian khi cần nhập hàng gấp.
Bước 5: Tiến hành vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hoặc đường hàng không
Sau khi được đóng gói và vận chuyển tới cảng biển, hàng hóa sẽ được làm thủ tục xếp lên tàu hoặc chuyển lên máy bay. Dù theo phương thức nào, thì bạn vẫn nên lưu ý các vấn đề sau:
- Thông tin về hãng tàu như tên, số liên lạc, trang web theo dõi hành trình nhập hàng hóa
- Lịch vận chuyển hàng tuần
- Thời gian vận chuyển kéo dài bao lâu?
- Thời gian muộn nhất để nhận được hàng là lúc nào?
- Dự kiến thời gian đi và thời gian đến
- Hàng đi trực tiếp (direct) hay chuyển tải (tranship)
- Địa chỉ cảng đi và cảng đến
- Phương hướng xử lý khi hàng xảy ra sự cố như hàng hư hỏng, thất thoát (CÓ được bồi thường không? cách thức bồi thường?)
Bước 6: Thanh toán cho đơn vị bán hàng nhập khẩu
Tùy theo hợp đồng thỏa thuận của hai bên để tiến hành thanh toán cho đơn vị bán hàng. Theo đó, bên bán hàng cần chuẩn bị chứng từ đầy đủ dựa theo điều khoản trong hợp đồng. Ví dụ, hợp đồng yêu cầu sau khi bên mua nhận được đầy đủ bản copy của BL, invoice, packing list thì bên mua phải thanh toán 70% chi phí, sau khi nhận được hàng đầy đủ thì thanh toán phần còn lại,…
Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý kiểm tra kỹ thông tin thanh toán như tên ngân hàng, người hưởng lợi, địa chỉ, thông tin liên quan. Cần chắc chắn rằng có sự tương đồng trong hợp đồng, invoice.
Hiện nay các phương thức thanh toán L/C hoặc T/T được sử dụng phổ biến hơn cả. Trong đó, L/C (hay còn gọi là Thư tín dụng Letter of Credit ) được các cá nhân và đơn vị nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam rất thường xuyên sử dụng nhờ tính an toàn cho cả hai phía. Theo đó Bên mua sẽ liên hệ ngân hàng mở L/C. Lúc này ngân hàng phía người mua cam kết sẽ thanh toán giá trị hàng hóa cho phía đơn vị bán hàng thông qua ngân hàng của người bán. Khi nào có L/C thì Bên bán hàng sẽ tiến hành giao hàng theo hợp đồng. Đồng thời chuyển bộ chứng từ chứng minh đã hoàn thành việc giao hàng gửi cho ngân hàng bên mua bộ. Lúc này Ngân hàng bên mua sẽ đánh giá tính hợp lý của bộ chứng từ, sẽ thực hiện thanh toán cho bên bán hàng.
Thông thường bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản sẽ bao gồm:
– B/L (Vận đơn đường biển – Bill of Lading)
– Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
– Packing List (Phiếu đóng gói)
– Contract (Hợp đồng ngoại thương)
– C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ – Certificate of Origin)
– Các chứng từ cần thiết khác
Bước 7: Tiến hành Thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài
Trong thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam, thì khâu thủ tục Hải quan đóng vai trò quyết định là hàng hóa có được nhập khẩu về hay không. Theo đó, trong khâu này sẽ bao gồm 5 bước nhỏ như sau:
- Khai thông tin nhập khẩu (IDA)
- Tiến hành đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)
- Check các điều kiện đăng ký tờ khai
- Tiến hành phân luồng, kiểm tra và thông quan. Theo đó tùy theo tính chất hàng hóa, loại hàng, thông tin giấy tờ mà sẽ phân vào luồng xanh, đỏ hoặc vàng. Luồng xanh là được thông quan, luồng vàng cần bổ sung và chỉnh sửa lại giấy tờ, kiểm tra bộ hồ sơ giấy và luồng đỏ cần kiểm tra hàng trực tiếp (kiểm hóa).
- Nếu luồng xanh hoặc đỏ, cần tiến hành sửa đổi, bổ sung, tiến hành kiểm hàng theo quy định đến khi được cấp phép thông quan.
Lưu ý, tùy từng loại sản phẩm, tùy loại hình hàng hóa mà sẽ có các giấy tờ tương ứng. Nhưng thông thường thì khi làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, bạn cần chuẩn bị những loại giấy tờ cơ bản sau:
– Contract (Hợp đồng thương mại)
– Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
– Packing list (Danh sách hàng hóa)
– ℅ (Giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa)
– Phytosan (Kiểm dịch thực vật) – nếu có
– Certificate of analysis (Chứng chỉ phân tích) – nếu có
– Certificate of free sale (Giấy chứng nhận lưu hành tự do) – nếu có
– Health certificate (Chứng nhận sức khỏe) – nếu có
– Công bố chất lượng hàng hóa – nếu có
– Đăng ký kiểm tra chất lượng
Bước 8: Tiến hành nhận hàng nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam
Khi hàng chuẩn bị nhập khẩu về Việt Nam, thì bạn sẽ nhận được Arrival Notice (giấy báo hàng đến). Dù vận chuyển bằng đường biển hoặc đường hàng không thì bạn đều nhận được giấy báo này, trên đó thông báo các thông tin liên quan tới lô hàng như địa điểm hàng tới, thời gian tới và yêu cầu người mua tới nhận hàng đúng thời gian và địa điểm đã nêu.
Lúc này bạn mang theo các chứng từ cần thiết tới hãng vận tải để nhận D/O (lệnh giao hàng – Delivery Order). Sau đó mang D/O và các chứng từ quan trọng khác như Hóa đơn, hợp đồng, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ,… đến cơ quan hải quan để mở tờ khai hải quan (Bên bán sẽ gửi các chứng từ này cho bạn trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng, bạn sẽ nhận được trước khi hàng về để kiểm tra hoặc kịp thời điều chỉnh khi phát hiện sai sót).
Nếu giấy tờ hợp lệ thì hải quan sẽ xem xét cho giải phóng hàng. Trường hợp cần kiểm tra thì sẽ tiến hành kiểm hóa. Nếu các giấy tờ hợp lệ, hàng hóa không có vấn đề gì, khớp với thông tin của C/O, Hợp đồng, Invoice cũng như Packing List thì bạn có thể nhận hàng và vận chuyển về kho của mình.
Cuối cùng, tùy thuộc mặt hàng nhập khẩu từ nước ngoài mà bạn sẽ thực hiện nhiệm vụ đóng thuế của mình ngay lúc đó, hoặc sau một thời gian nhất định.
Một vài lưu ý khi làm Thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài
a. Đối với hàng hóa phải lưu bãi, lưu kho tại cảng
a1. Cảng nhận hàng từ tàu:
- Trước khi tiến hành dỡ hàng, thì đại lý hoặc tàu hàng cần cung cấp cho cảng Cargo Manifest (còn gọi là Bản lược khai hàng hóa, sơ đồ của hầm tàu. Dựa vào các thông tin này, thì cảng cùng các cơ quan chức năng khác như Hải quan, Cảng vụ, Ðiều độ có thể nắm được tình hình chung và thực hiện nhanh chóng các thủ tục cần thiết, và bố trí số lượng, loại phương tiện làm hàng phù hợp;
- Cảng cùng với đại diện của tàu cùng nhau tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Trường hợp phát hiện tình trạng hầm tàu ẩm ướt, hoặc hàng hóa chất xếp lộn xộn, có nguy cơ hư hỏng hoặc bị hư hỏng, ảnh hưởng thì cần lập biên bản. Hai bên ký vào biên bản xong mới tiến hành dỡ hàng. Nếu phía tàu hàng không chịu ký thì trực tiếp mời cơ quan giám định tới lập biên bản.
- Việc dỡ hàng được thực hiện bằng cần cẩu của cảng hoặc của tàu. Sau đó hàng được xếp lên phương tiện vận tải và chuyển tới kho bãi phù hợp trong cảng (phiếu vận chuyển sẽ có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L). Trong quá trình này, thì đại diện tàu hàng cùng với cán bộ giao nhận của cảng phải cùng nhau phân loại và kiểm đếm hàng hóa. Bên cạnh đó cũng cần xem xét, kiểm tra tình trạng hàng hoá, sau đó ghi thông tin vào Tally Sheet;
- Đại diện cảng và đại diện tàu cuối mỗi ca và sau khi xếp hàng xong cần đối chiếu số lượng hàng hoá đã giao nhận trong ca. Sau đó ký xác nhận vào Tally Sheet.
- Tiến hành lập Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) dựa trên các thông tin của Tally Sheet. Hai bên cảng và tàu phải ký tên vào đó để xác nhận số lượng hàng hóa thực thế đã bàn giao so với Cargo Manifest (Bản lược khai hàng) và B/L.
- Tiến hành Lập các giấy tờ cần thiết khác (nếu cần). Như COR (Giấy chứng nhận hàng hư hỏng) trong trường hợp hàng nhập khẩu từ nước ngoài bị hư hỏng. Hoặc yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC) trong trường hợp tàu giao hàng thiếu.
a2. Cảng giao hàng cho người nhận:
- Chủ hàng sau khi nhận được thông báo hàng đến, cần nhanh chóng mang vận đơn gốc cùng với giấy giới thiệu của cơ quan nhận D/O tại hãng tàu. Đại lý hoặc hãng tàu sẽ đưa 3 bản D/O cho chủ hàng, còn họ giữ vận đơn gốc;
- Lúc này, chủ hàng sẽ đóng các loại phí liên quan như phí lưu kho, phí xếp dỡ rồi lấy biên lai.
- Sau đó mang các biên lai, 3 bản D/O, Packing List, Invoice tới văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng. Văn phòng này sẽ giữ lại 1 bản D/O;
- Đối với 2 bản D/O còn lại, chủ hàng mang tới bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận kho vận sẽ làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng và giữ lại một bản D/O.
- Chủ hàng làm thủ tục hải quan còn lại tại cơ quan hải quan. Khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục, thì chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng để chở về chỗ kho riêng của mình.
b. Ðối với hàng hóa không lưu kho bãi ở cảng
Trường hợp hàng hóa có số lượng và tải trọng lớn chiếm hết hầm tàu, hoặc sản phẩm là hàng rời như phân bón, than quặng,, xi măng, clinker, thực phẩm… thì có thể không cần lưu kho bãi ở cảng mà chủ hàng hoặc người đại diện (được ủy thác) sẽ đứng ra giao nhận trực tiếp với hãng tàu.
Để nhận hàng, thì chủ hàng cần hoàn tất các thủ tục hải quan cần thiết. Sau đó chuyển cho đơn vị cảng các chứng từ quan trọng như B/L, D/O để đối chiếu với Bản lược khai hàng hóa Manifest. Nếu không có gì bất thường thì cảng sẽ làm hoá đơn cước phí bốc xếp và tiến hành cấp lệnh giao hàng thẳng. Lúc này thì chủ hàn chỉ cần đưa các giấy tờ này cho cán bộ giao nhận hàng tại cảng là có thể tiếp nhận hàng.
Cuối cùng, chủ hàng và người giao nhận hàng ở cảng sẽ xác nhận số lượng hàng hóa đã chuyển giao và ký bản tổng kết giao nhận thông qua Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Riêng tàu vẫn cần tạo Tally sheet và ROROC.
c. Ðối với hàng nhập khẩu bằng container
c1. Trường hợp hàng nguyên (FCL/FCL)
- Khi chủ hàng nhận được Notice of arrival (thông báo hàng đến), cần tới hãng tàu để lấy D/O. Khi đi cần mang BL gốc (Bill of Lading) và giấy giới thiệu của cơ quan.
- Tiếp đó, chủ hàng sẽ mang bản D/O này để đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá. Lưu ý, chủ hàng có thể đề xuất chuyển cả container về ICD (cảng cạn) hoặc kho riêng để kiểm tra hải quan, nhưng với điều kiện là trả vỏ container đúng hạn để tránh bị phạt.
- Khi đã hoàn tất các thủ tục hải quan cần thiết, chủ hàng cần mang các chứng từ và D/O để đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng xác nhận D/O;
- Cuối cùng, lấy phiếu xuất kho và có thể tiếp nhận hàng chở về.
c2. Trường hợp hàng lẻ (LCL/LCL)
Nếu trường hợp hàng lẻ, thì chủ hàng tới hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O. Khi đi mang theo vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng.
Sau đó, tới CFS quy định để làm các thủ tục tiếp theo và nhận hàng
Trên đây là hướng dẫn chi tiết 8 bước làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam. hy vọng với những thông tin mà Khovansec cung cấp sẽ giúp cho việc nhập khẩu hàng hóa của quý khách được diễn ra suôn sẻ. Trong trường hợp nhập hàng về cần thuê kho lưu trữ hàng hóa chờ phân phối, quý khách có thể liên hệ với Khovansec để nhận được mức giá thuê kho ưu đãi. Số hotline của chúng tôi 0921.19.19.19 luôn sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi 24/24 của quý khách.
