Khối lượng hàng hóa lớn, đa dạng mẫu mã khiến cho hoạt động quản lý hàng hóa trở nên khó khăn. Vì vậy bạn nên tìm hiểu một số phương pháp quản lý tối ưu để đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản tốt nhất.
Trong bài viết dưới đây Saigon Express giới thiệu đến cho bạn một số phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả, tiện ích dễ dàng áp dụng hiện nay.
Mục lục
1. Quản lý hàng hóa là gì?
Quản lý hàng hóa là một công việc phức tạp không đơn giản bởi tính đặc thù của ngành hàng, từ các sản phẩm nhỏ cho đến các sản phẩm có số lượng lớn. Cùng một mặt hàng có nhiều doanh nghiệp sản xuất dẫn đến nhiều chủng loại, thương hiệu, mẫu mã khác nhau.
Cách quản lý hàng hóa chặt chẽ tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều khoản chi phí, duy trì ổn định hoạt động, phát triển tốt, tăng khả năng cạnh tranh.
2. Các phương pháp quản lý hàng hóa thông dụng hiện nay
2.1 Tạo sơ đồ kho hàng hóa
Thông thường kho hàng có rất nhiều mặt hàng hóa, số lượng lớn, việc xác định vị trí của từng loại là việc rất khó khăn. Tuy nhiên để tiết để tiết kiệm được thời gian trong quá tìm kiếm kho hàng hóa nên sử dụng tạo nên một sơ đồ kho hàng hóa cụ thể và khoa học.
Dựa vào sơ đồ kho hàng hoá hãy đánh dấu và phân chia và sắp xếp các hàng hóa khoa học theo sơ đồ đã tạo ra. Việc này giúp việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm hàng hóa xuất hàng và nhập hàng nhanh chóng hơn.
2.2 Kiểm tra hàng hóa định kỳ
Việc kiểm tra hàng hóa là hoạt động rất quan trọng đảm bảo các số lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên sổ sách, hồ sơ chính xác.
Bên cạnh đó, có phương pháp để tối ưu hàng hoá trong kho để nhận biết được chất lượng hàng hóa có bị hư hỏng hay suy giảm hay không.
Kiểm tra kho hàng hóa định kỳ có thể nắm bắt được việc xuất nhập hàng hóa, tránh tình trạng hàng hóa không đúng thực tế hay mất mát trong quá trình lưu trữ.
2.3 Lắp đặt camera giám sát
Đây là phương pháp quản lý hàng hóa một cách đơn giản và tiện lợi. Các chủ doanh nghiệp không thường xuyên có mặt trực tiếp tại kho hàng hóa nên phải thông qua việc lắp đặt camera giám sát sẽ nắm bắt được các hoạt động công việc đang diễn ra trong kho.
Việc lắp đặt camera vừa tăng sự bảo vệ cho hàng hóa, vừa có thể trích xuất điều tra trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, mất cắp, đột nhập,…
2.4 Dán nhãn lên hàng hóa, mã vạch
Cách sắp xếp kho hàng hoá tối ưu, mỗi loại hàng hóa lưu trữ nên dán nhãn cho từng sản phẩm nhất định, giúp để phân biệt hàng hóa tránh nhầm lẫn.
Những thông tin cần có trên một dán nhãn như là mã hàng, màu sắc, kích thước, tên hàng hóa, nguồn gốc xuất xứ,…
Từ đó, khi nhập xuất kho mỗi hàng hóa được dán nhãn sẽ tương ứng với một mã vạch nhất định. Khi quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập giúp việc phân loại, tìm kiếm hàng hóa trong kho đơn giản và dễ dàng hơn.
2.5 Sử dụng các phần mềm quản lý hàng hóa
Với các doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa rất nhiều lên đến con số hàng trăm thì việc quản lý hàng hoá bằng excel không thể đạt được hiệu quả cao.
Vì vậy, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý hàng hóa để đem lại chất lượng tốt hơn hơn, việc quản lý đơn giản và khoa học hơn.
Các phần mềm quản lý hàng hóa sẽ hỗ trợ người dùng chính xác trong việc kiểm soát hàng hóa, thông tin hàng hóa, tình trạng hàng hóa,…
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý hàng hóa với các tính năng khác nhau nên bạn nên tìm hiểu phần mềm nào hợp nhất.
2.6 Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
2 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất là: FIFO và LIFO
Trong đó, FIFO (first in, first out) là phương pháp quản lý hàng hóa được nhập vào trước xuất trước. Đây là phương pháp phù hợp với các loại hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, mỹ phẩm, thời trang,…
Nếu những hàng hóa này bạn chắc chắn muốn xuất kho cho các mặt hàng được nhập kho trước.
LIFO (last in, first out) là phương pháp quản lý hàng hóa nhập sau xuất trước. Đặc biệt, phù hợp với các hàng hóa tự sản xuất để có thể điều chỉnh giá thành sản phẩm phù hợp với chi phí gần nhất.
Khi sử dụng phương pháp quản lý này sẽ giúp cập nhật thông tin về hàng hóa và chính xác về chi phí doanh thu, lợi nhuận một cách nhanh chóng.
Dù lựa chọn phương pháp nào, hãy đảm bảo việc bố trí hàng hóa trong kho để giữ cho công việc được dễ dàng hơn. Bạn có dùng các kệ di động hay có bánh xe để sắp xếp các hàng hóa xuất nhập kho một cách nhanh chóng.
2.7 Đánh dấu hàng hóa
Các công ty, doanh nghiệp có lượng hàng hóa nhiều để xác định và tìm kiếm nhanh chóng thì nên sử dụng phương pháp đánh dấu hàng hóa là một giải pháp hay.
Việc đánh dấu hàng hóa có thể phân dựa trên nhiều cấp độ như ngày nhập, ngày hạn sử dụng, theo mẫu mã,..để giúp bạn có thể xuất nhập hàng hóa tối ưu và khoa học nhất.
2.8 Cẩn trọng trong khâu tổ chức nhân sự của kho
Hàng hóa có thể bị đánh cắp khi nhập hay lưu trữ tại kho, nhiều nguyên nhân đa phần là nhân sự đang làm việc trong kho. Để đảm bảo hàng hóa không bị mất mát hay đánh cắp thì các doanh nghiệp cần phải rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng đầu vào.
Cần có những yêu cầu nhất cho các nhân sự khi tuyển như phải có lý lịch rõ ràng, siêng năng, trung thực và phải biết tuân thủ các quy định của kho chứa hàng hóa.
2.9 Ghi chép và chú thích những mặt hàng hóa đặc biệt
Với số lượng lớn hàng hóa trong kho hàng, việc có những mặt hàng bị hư hỏng hay khác thường hơn so với những mặt hàng khác là điều khó tránh khỏi.
Tuy nhiên, số lượng của những đơn vị hàng hóa này có thể không đáng kể, nhưng để dần sẽ trở thành một số lượng lớn.
Nên việc ghi chép và chú thích đối với những hàng hóa đặc biệt, sẽ nhắc nhở người quản lý xem xét lại trong việc kiểm định chất lượng và cẩn trọng hơn trong quá trình vận chuyển, chuyển giao hàng hóa.
2.10 Theo dõi sát sao thời gian quay vòng của hàng hóa
Việc theo dõi chu kỳ quay vòng của hàng hóa tồn kho là việc làm vô cùng quan trọng để hàng hóa luôn giữ ở mức cân bằng và nằm trong vòng kiểm soát.
Khi có đơn hàng được đặt, lúc đó bạn sẽ xem xét lại kho của mình xem lượng hàng còn bao nhiêu để bắt tay vào chuẩn bị lô hàng.
Việc nắm rõ cách quản lý xuất nhập tồn kho, tự động cập nhật số lượng hàng còn lại trong kho, sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong vấn đề đơn hàng và đảm bảo mọi giao dịch có thể thực hiện ngay nếu bạn muốn.
Từ đó áp dụng phương pháp theo dõi thời gian quay vòng của hàng hóa chính, đấy sẽ là tiền đề để quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả.
Thông tin liên hệ:
Công ty TNHH ™ DV Sài Gòn Express
Trụ sở: 121 Hoàng Quốc Việt, P. Phú Thuận, Q7, Hồ Chí Minh
Hotline: 0901 86 87 86 – (028) 3776 0700
Email: kinhdoanh@sec-warehouse.vn
Website: khovansec.com
Xem thêm:
[Top 10] Phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất hiện nay
[11 nguyên tắc] Quản lý kho hàng đạt hiệu quả cao nhất
Với 10 cách quản lý hàng hóa mà Saigon Express giới thiệu trên, hy vọng bạn sẽ áp dụng có hiệu quả cho việc quản lý hàng hóa của mình. Bên cạnh đó nếu muốn tìm một không gian kho thay bạn quản lý và lưu trữ hàng hóa bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê kho và lưu giữ hàng hóa của Saigon Express.
