Có thể nói, kinh nghiệm quản lý kho bãi là một trong những yếu tố đóng vai trò quyết định hiệu quả kinh doanh. Dù doanh nghiệp có chiến lược bán hàng tốt đến đâu, nhưng khâu quản lý kho bãi, quản lý hàng tồn kho, vận hành kho hàng không tốt sẽ kéo theo cả hệ thống bị đình trệ. Lúc đó sẽ dễ xảy ra tình trạng thất thoát, hư hỏng hàng hóa, sản phẩm khi tới tay người tiêu dùng chậm trễ, giảm chất lượng.
Là một chuyên gia trong lĩnh vực cho thuê kho lưu trữ hàng hóa, với năng lực vận hành hơn 20.000 mét vuông nhà kho tại TP.HCM và Hà Nội, Saigon Express sẽ chia sẻ với bạn 14 kinh nghiệm quản lý kho bãi quan trọng. Dù đơn giản nhưng lại vô cùng hữu ích.
Tầm quan trọng của việc quản lý kho bãi
Quản lý kho bãi là một hoạt động bao gồm nhiều công việc. Ví dụ như quản lý quá trình nhập xuất hàng, quản lý hàng tồn kho đang lưu trữ, quản lý các hoạt động trong kho, sắp xếp hàng hóa, bảo quản hàng hóa… Mục đích nhằm đảm bảo tính liên tục và ổn định trong quá trình sản xuất, vận hành, phân phối hàng hóa của doanh nghiệp.
Nếu có kinh nghiệm quản lý kho bãi tốt, doanh nghiệp sẽ có được những ưu thế sau:
- Sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho hàng
- Tối ưu chi phí vận hành kho, chi phí lưu thông hàng hóa
- Đảm bảo hàng hóa, vật tư luôn an toàn chất lượng
- Quá trình phân phối hàng hóa diễn ra nhanh chóng và chính xác
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp, khai thác tối đa năng lực của đội ngũ nhân sự kho
- Nâng tầm thương hiệu, nâng cao uy tín đối với khách hàng
14 kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả
1. Kiểm soát hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Đây là kinh nghiệm quản lý kho bãi quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý. Mọi hàng hóa, vật tư khi nhập kho, xuất kho đều phải có hóa đơn, chứng từ cụ thể. Người quản lý kho hàng phải kiểm tra cẩn thận các chứng từ, phiếu xuất nhập cẩn thận. Đồng thời phải lưu trữ, ghi chú lại thông tin trong trường hợp cần rà soát lại trong tương lai.
2. Quản lý kho bãi bằng thẻ kho
Bên cạnh phiếu xuất nhập, người quản lý kho cần lập thẻ kho để theo dõi số lượng của các mặt hàng cụ thể. Thẻ kho sẽ ghi chú đầy đủ thông tin về mặt hàng, số lượng hàng nhập vào, xuất đi, lượng hàng còn lại cùng với thời gian xuất nhập chi tiết. Nếu số lượng hàng nhiều và tần suất xuất nhập thường xuyên, nên tập hợp thẻ kho thành sổ kho để tiện theo dõi.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đang sử dụng mẫu thẻ kho của bộ Tài chính ban hành. Thường được đính kèm trong thông tư 133 hoặc thông tư 200.
Lưu ý, thông tin của thẻ kho cần được thường xuyên cập nhật, theo dõi hàng ngày, hàng tuần. Việc này giúp bộ phận kế toán, thủ kho dễ dàng thống kê hàng hóa, báo cáo định kỳ. Chủ doanh nghiệp cũng có thể theo sát tình hình bán buôn, tồn kho. Từ đó có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
3. Bí quyết sắp xếp hàng hóa tối ưu
Việc sắp xếp hàng hóa trong kho hàng thể hiện trình độ của người quản lý. Cùng một diện tích kho, nhưng nếu biết cách sắp xếp khoa học sẽ tận dụng được tối đa không gian. Từ đó góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí kho bãi. Ngoài ra, sắp xếp hàng khoa học sẽ giúp hạn chế tối đa việc thiết sót hàng, tăng tính an toàn trong suốt quá trình lưu trữ.
Hãy nhớ kỹ các nguyên tắc sau:
- Hàng nặng phía dưới, hàng nhẹ phía trên
- Hàng ít xuất nhập bên trong/bên trên, hàng xuất nhập nhiều bên ngoài/bên dưới
- Phân chia khu vực riêng đối với hàng xuất nguyên kiện và hàng xuất lẻ
- Sử dụng ô kệ để tiết kiệm diện tích kho
4. Kinh nghiệm quản lý kho bãi bằng phương pháp SKU
SKU là viết tắt của Stock Keeping Unit. Hiểu đơn giản có nghĩa là Mã hàng hóa. SKU bao gồm một chuỗi ký tự chữ và số nhằm mục đích đánh dấu vị trí, đặc điểm của hàng hóa. Dựa vào SKU, có thể nhanh chóng xác định được vị trí của mặt hàng đó ở đâu giữa vô số các hàng hóa đang lưu trữ tại kho.
Cách đặt tên SKU do các doanh nghiệp tự quy ước sao cho dễ hiểu. Ví dụ, kho có hai khu A và B. Mỗi kho được chia thành 8 dãy đánh số từ 1 tới 8. Mỗi dãy lại có 4 tầng. Thì bạn có thể đặt tên SKU cho mặt hàng áo sơ mi màu cam ở khu A, dãy 3, tầng 1 như sau: A31CAM…
Đặc biệt, mã SKU có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của kế toán. Vì nó liên quan trực tiếp tới khâu tính toán, kiểm kê trên các hệ thống máy tính quản lý hàng. Do đó cẩn cố gắng đặt SKU sao cho dễ hiểu và chính xác.
5. Các nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO,…
Đối với những người làm trong lĩnh vực kho bãi, thì các phương pháp này không hề xa lạ. Căn cứ vào tính chất hàng hóa, cũng như tần suất xuất nhập hàng mà bạn lựa chọn phương pháp phù hợp nhất. Cụ thể:
- FIFO (First in, First out): Nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước. Được xem là kinh nghiệm quản lý kho bãi phổ biến nhất hiện nay, được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hiểu một cách đơn giản, các mặt hàng nào nhập vào kho trước, thì khi xuất kho sẽ được ưu tiên. Để tránh tình trạng lỗi thời hoặc hết date của sản phẩm. Thường áp dụng với các mặt hàng như thực phẩm, công nghệ, thời trang,….
Với FIFO, thì các hàng nhập trước sẽ ưu tiên để phía ngoài hoặc nơi dễ lấy hơn. Các hàng mới nhập sẽ đưa vào lưu trữ phía trong.
- LIFO (Last In, First Out): Nguyên tắc hàng nhập sau xuất trước. Phương pháp này thường được áp dụng với các mặt hàng không bị hạn chế về hạn sử dụng hay yếu tố thời thượng. Tức lưu trữ lâu trong kho sẽ không làm giảm chất lượng sản phẩm. Các mặt hàng như vật liệu xây dựng, sắt thép, than, nguyên liệu,… thường ứng dụng LIFO. Phương pháp này có ưu điểm là giúp doanh nghiệp cân đối các chi phí sản xuất và bán hàng. Tối ưu lợi nhuận, hạn chế thua lỗ khi thị trường biến động về giá.
- FEFO (First Expired, First Out) – Hàng hết hạn trước xuất trước: Phương pháp này khá giống với FIFO nhưng chủ yếu tập trung vào hạn sử dụng của sản phẩm. Có nghĩa các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, xa ngày sản xuất hơn sẽ được ưu tiên xuất trước.
6. Quan tâm về định mức hàng tồn kho
Có một nguyên tắc quan trọng đối với kinh nghiệm quản lý kho bãi mà bạn không được quên. Đó là mỗi mặt hàng lưu trữ trong kho đều phải có định mức. Tức là quy định hàng luôn phải duy trì ở mức tối thiểu trong kho, không được để hàng tồn kho cạn kiệt. Khi lượng hàng chạm tới ngưỡng định mức này, thì bắt buộc phải sản xuất thêm hoặc nhập thêm hàng mới về. Định mức hàng tồn kho nhằm đảm bảo năng lực cung ứng hàng hóa kịp thời trong mọi trường hợp phát sinh, ổn định quá trình bán buôn, giữ uy tín với khách hàng,…
Ví dụ doanh nghiệp của bạn đang bán đồ thời trang trẻ em. Định mức của mỗi mã hàng là 500 sản phẩm. Trong đó, mặt hàng váy A bán rất chạy. Khi nhập về là 2000 sản phẩm. Chỉ trong 1 tuần đã bán được hơn 1500, còn lại 500 sản phẩm định mức. Ngay lúc này, doanh nghiệp cần xem xét để sản xuất hoặc nhập thêm về. Tránh trường hợp bán hết cùng lúc 2000 sản phẩm. Khi thị trường cần thêm, thì hàng tồn kho đã hết, phải mất thời gian chờ. Quá trình kinh doanh bị gián đoạn. Việc này rất dễ làm mất uy tín của doanh nghiệp, thậm chí mất khách hàng vì họ sẽ tìm các đối thủ khác của bạn để nhập hàng.
7. Quy hoạch kho theo từng khu vực
Kho hàng cần được quy hoạch thành các không gian có nhiệm vụ cụ thể. Sao cho việc nhập xuất hàng, quản lý hàng hóa diễn ra thuận tiện nhất.
Các quy hoạch kho sẽ căn cứ dựa trên tần suất xuất nhập và tính chất của hàng hóa. Việc lưu trữ lộn xộn, không có kế hoạch là một điều tối kỵ trong kinh nghiệm quản lý kho bãi. Bởi nếu quy hoạch kho không tốt, sẽ làm lãng phí không gian kho. Đồng thời làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, vật tư, quá trình vận hành kho cũng bị ảnh hưởng về sau.
Ví dụ, hàng nguyên đai nguyên kiện cần bố trí riêng. Hàng thường xuyên xuất lẻ nên quy hoạch ở gần lối ra vào hoặc gần cửa kho. Nên có khu vực soạn hàng cận kề. Hàng hóa chất không để gần hàng thực phẩm. Hàng có mùi cần không gian riêng, cách xa các mặt hàng khác.
Lưu ý đừng quên thiết kế lối đi đủ rộng cho xe nâng tiếp cận lấy hàng. Ngoài ra cũng cần có các bảng chỉ dẫn cần thiết.
8. Sử dụng mã vạch
Hệ thống mã vạch hiện nay được rất nhiều kho hàng lớn sử dụng bởi sự tiện lợi và chính xác. Theo đó, mỗi mã vạch sẽ tương ứng với một mặt hàng. Thông tin sản phẩm sẽ được kết nối chặt chẽ trong hệ thống máy tính quản lý kho. Khi nhập kho hoặc xuất kho, bạn chỉ cần quét mã vạch sản phẩm. Các thông tin sẽ được cập nhật nhanh chóng lên hệ thống. Về tên sản phẩm, thời gian – số lượng xuất nhập, tình trạng,… Nếu thẻ kho là phương pháp thủ công thì mã vạch hiện đại hơn rất nhiều. Giúp giám sát hàng tồn kho chính xác.
Tuy nhiên đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự đầu tư ngân sách không nhỏ.
9. Lắp camera quan sát
Lắp camera là một việc làm gần như bắt buộc đối với bất cứ kho hàng nào. Và lưu ý hệ thống camera này có thể truy cập từ xa thông qua các thiết bị di động. Đây là kinh nghiệm quản lý kho bãi trực quan rất hữu ích. Thông qua camera, bạn có thể quan sát đội ngũ nhân viên đang làm việc, tình hình xuất nhập kho. Kịp thời chấn chỉnh, nhắc nhở nếu nhân viên làm sai.
Trong trường hợp cần thiết (như hàng mất mát, hư hỏng, sự cố,…), có thể trích xuất camera để tìm ra nguyên nhân nhanh chóng.
10. Chú trọng về tổ chức nhân sự
Trong kinh nghiệm quản lý kho bãi, đặc biệt cần lưu ý tới vấn đề tổ chức nhân sự. Vì kho hàng là nơi lưu trữ rất nhiều hàng hóa quan trọng, có giá trị, nên cần cẩn thận trong khâu tuyển dụng nhân sự kho.
Không ít trường hợp các kho hàng bị mất hàng, hoặc hàng hư hỏng do nhân sự kho không trung thực, hoặc thiếu cẩn trọng, thiếu trách nhiệm trong quá trình làm việc. Thêm vào đó, nhân sự kho sẽ là người trực tiếp làm việc với khách hàng khi xuất nhập hàng, xử lý công nợ,…. Vì thế, nếu nhân sự không chuyên nghiệp, không lịch sự thì rất dễ khiến khách hàng của bạn có ấn tượng không tốt về doanh nghiệp.
Tóm lại, khi tuyển dụng nhân sự kho, doanh nghiệp cần phỏng vấn cẩn thận. Bắt buộc nhân viên phải là người có lý lịch rõ ràng, trung thực, đáng tin, làm việc trách nhiệm.
11. Quản lý kho bãi bằng phần mềm
Không thể phủ nhận sự ra đời của các phần mềm quản lý kho đã giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp. Khi số lượng hàng lên đến con số hàng trăm, hàng ngàn mã hàng, thì việc nhập liệu thủ công đã không còn phù hợp. Vừa tốn sức người, vừa dễ xảy ra sơ sót.
Các phần mềm quản lý kho hiện nay sẽ giúp các chủ doanh nghiệp giảm thiểu được các rủi ro, tăng độ chính xác và quản lý kho khoa học hơn.
Ưu điểm của các phần mềm quản lý kho là sự tiện lợi, nhưng đổi lại doanh nghiệp của bạn cần bỏ ra một khoản phí nhất định.
12. Kiểm kê kho hàng theo định kỳ
Doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê kho theo hàng quý, hàng tháng, thậm chí hàng tuần. Tùy điều kiện về thời gian, nhân sự cũng như tính chất kinh doanh. Kiểm kê thường xuyên dù hơi mất thời gian nhưng đổi lại sẽ giúp doanh nghiệp nắm được tình hình hàng tồn kho. Thông qua việc đối chiếu sổ sách với lượng hàng hóa thực tế trong kho, có thể phát hiện sơ sót và xử lý nhanh chóng, hiệu quả hơn. Đồng thời kiểm kê kho cũng giúp doanh nghiệp quan sát hàng hóa trực tiếp, phát hiện kịp thời các vấn đề như hư hại, hay có nguy cơ hư hại.
13. Xây dựng quy trình nhập xuất hàng hóa
Quy trình này cần được nghiên cứu kỹ lưỡng và phổ biến tới toàn bộ nhân viên kho. Yêu cầu mọi bộ phận đều phải tuân thủ, tạo sự nhất quán. Tùy mô hình hoạt động của doanh nghiệp mà xây dựng quy trình cụ thể sao cho phù hợp.
- Khi nhập hàng: Kiểm tra mã hàng. Đảm bảo thông tin hàng hóa đúng với thông tin chứng từ. Kiểm tra niêm phong. Kiểm tra chất lượng hàng hóa. Trong trường hợp hàng bị khiếm khuyết, hư hỏng, bất thường, cần lập biên bản và tiến hành kiểm tra ngay.
- Xuất hàng: Làm phiếu xuất. Kiểm tra tính hợp lý của chứng từ. Lấy hàng. Kiểm tra hàng hóa phải đúng với thông tin trên phiếu xuất. Làm thủ tục xuất hàng.
14. Luôn có kế hoạch dự phòng
Trong bất kỳ ngành nghề nào, người quản lý đều cần có kế hoạch dự phòng với những tình huống đột xuất. Và hoạt động của kho bãi cũng không ngoại lệ. Không phải lúc nào kho hàng cũng đều hoạt động trơn tru. Đôi lúc sẽ có những sự cố về hàng tồn kho có nguy cơ ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế kinh nghiệm quản lý kho bãi cần thiết là bạn phải luôn có kế hoạch dự phòng để có biện pháp ứng phó kịp thời
Có một số tình huống thường thấy như: như hàng tồn kho bị thất thoát, khách hàng phàn nàn về hàng hóa sau thời gian lưu trữ, nhân viên kho làm hư hỏng hàng hóa, hàng bị hư do các yếu tố ngoài ý muốn (mối mọt, thời tiết,…), mưa lớn – triều cường gây ngập kho, kho bị cúp điện, xe nâng hư, trộm đột nhập…. Những tình huống này bạn sẽ xử lý như thế nào?
Quản lý kho bãi là một công việc không hề dễ dàng. Đòi hỏi người chủ doanh nghiệp phải luôn sát sao, nhân sự phải có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý kho bãi, doanh nghiệp phải có đầu tư không nhỏ.
Chính vì sự phức tạp đó mà hiện nay nhiều doanh nghiệp có xu hướng chọn lựa dịch vụ lưu trữ hàng hóa để tiết kiệm thời gian, công sức, ngân sách. Các công ty kho bãi này sẽ thay doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách tối ưu. Từ đó doanh nghiệp có thể tập trung cho việc mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.
Saigon Express là một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê kho và lưu trữ hàng hóa hàng đầu tại thị trường TP.HCM. Ngoài hệ thống kho được đầu tư bài bản, Saigon Express còn có đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm quản lý kho bãi. Bạn chỉ cần đưa hàng vào kho lưu trữ, không cần phải tốn chi phí đầu tư hay thuê nhân sự, các hoạt động quản lý kho bãi sẽ được Saigon Express thực hiện một cách chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang có ý định tìm thuê nhà kho lưu trữ hàng hóa, hãy tham khảo mô hình của Saigon Express. Để được tư vấn báo giá cụ thể, hoặc đăng ký tham quan kho, vui lòng liên hệ Hotline: 0901 86 87 86 – (028) 3776 0700.
