Skip to content

[Chi tiết] Mẫu Quy Trình Xuất Nhập Kho Hàng Hóa

Mỗi mô hình lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ có quy trình xuất nhập kho hàng hóa khác nhau. Quy trình đơn giản, khoa học sẽ giúp cho việc xuất nhập hàng được diễn ra nhanh chóng mà vẫn đảm bảo không có sơ sót. Đó là mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Quy trình quản lý kho vật tư, nguyên vật liệu chuẩn nhất
Quy trình quản lý kho vật tư, nguyên vật liệu chuẩn nhất

Trong bài viết này, Saigon Express sẽ giúp bạn tìm hiểu Chi tiết quy trình xuất nhập kho hàng hóa mẫu. Dựa vào đây, mỗi doanh nghiệp sẽ căn cứ vào mô hình lưu trữ cũng như mặt hàng của mình mà tùy chỉnh cho phù hợp!

1. Tầm quan trọng của quy trình xuất nhập kho hàng hóa

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Đó là thứ tự, trình tự để tiến hành các hoạt động nhập hàng và xuất hàng.

Quy trình này được xem là bắt buộc và cần tuân thủ nghiêm ngặt. Bởi nếu một khâu nào đó trong quy trình bị “bẻ gãy”, hoặc nhân viên làm thiếu sót sẽ dễ dẫn đến tình trạng hư hỏng, mất mát hàng hóa, chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, kiểm kê vất vả,…

Xây dựng một quy trình quản lý nhập xuất hàng khoa học mang tới nhiều điều tuyệt vời mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Quy trình nhập kho theo ISO
Quy trình nhập kho theo ISO

Dưới đây là những lợi ích tiêu biểu của một quy trình xuất nhập kho hàng hóa phù hợp:

  • Giúp việc lưu trữ hàng hóa được chặt chẽ, tăng cường độ an toàn, an ninh
  • Các hoạt động nhập xuất hàng trong kho được diễn ra xuyên suốt, trơn tru
  • Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong hoạt động giao nhận hàng hóa 
  • Người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình xuất nhập kho, chất lượng và số lượng hàng hóa một cách nhanh chóng, chính xác
  • Với các công việc được phân công đều và rõ ràng cho từng nhân viên, từng bộ phận. Nhân sự kho sẽ làm việc có trách nhiệm hơn, năng suất hơn.
  • Nhờ quy trình xuất nhập kho mẫu, nhân viên chỉ cần làm theo chặt chẽ thì sẽ rút ngắn thời gian, công sức. Mà đổi lại vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
  • Hạn chế tối đa các sơ sót trong quá trình xuất nhập và lưu trữ. Nếu có, sẽ kịp thời phát hiện để điều chỉnh, khắc phục.
  • Tăng cường độ an toàn cho hàng hóa, nguyên vật liệu đang lưu trữ trong kho 

2. Chi tiết quy trình xuất nhập kho hàng hóa mẫu

Như đã nói, quy trình mà Saigon Express giới thiệu trong bài viết này chỉ là quy trình mẫu cơ bản. Doanh nghiệp của bạn căn cứ vào tình hình kinh doanh hiện tại, tính chất hàng hóa để lược bỏ hoặc bổ sung thêm các bước cho phù hợp.

2.1. Quy trình quản lý nhập kho hàng hóa

Thông thường hoạt động nhập kho sẽ bao gồm hai loại chính. Đó là nhập kho hàng hóa thành phẩm, hoặc nhập kho nguyên vật liệu. Nên chúng ta sẽ có 2 quy trình nhập kho hàng hóa như sau

Quy trình xuất nhập kho thành phẩm cực đơn giản
Quy trình xuất nhập kho thành phẩm cực đơn giản

Quy trình nhập kho hàng hoá thành phẩm

  • Bước 1: Lập mẫu yêu cầu nhập kho

Nhân viên phụ trách nhập kho hoặc người mua hàng sẽ lập mẫu yêu cầu nhập kho.

Sau đó, chuyển cho kế toán để thông báo về thời gian nhập, loại hàng và số lượng cụ thể sẽ nhập. 

  • Bước 2: Lập phiếu nhập kho

Bộ phận kế toán khi nhận được phiếu yêu cầu, sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu thành sẽ được lập thành nhiều liên cho nhiều bộ phận giám sát.

Thông thường là 3 liên. Sau đó chuyển phiếu này xuống cho kho. 

  • Bước 3: Kiểm tra trước khi nhập kho

Khi đã có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng (nhân viên nhập kho) sẽ chuyển hàng hóa cho nhân sự kho (thường là thủ kho).

Hai bên sẽ tiến hành kiểm đếm số lượng, chất lượng trước khi cho nhập kho. Nếu phát hiện dư hoặc thiếu, hoặc sản phẩm bị lỗi sẽ lập tức lập biên bản và báo lại với quản lý cấp trên.

Thủ tục xuất nhập kho nguyên vật liệu
Thủ tục xuất nhập kho nguyên vật liệu

Sau đó đưa ra phương án xử lý tương ứng.

  • Bước 4: Tiến hành nhập kho

Nếu không có bất thường gì, đủ lượng và hàng hóa đủ tiêu chuẩn nhập kho, thủ kho và người nhập kho sẽ ký nhận trên phiếu nhập kho.

Sau đó, lưu lại một liên để ghi thẻ kho, một liên giao cho người nhập hàng, và một liên gửi lại cho kế toán để lưu vào sổ theo dõi xuất nhập kho. 

  • Bước 5: Cập nhật thông tin

Kế toán sẽ cập nhật thông tin về số lượng hàng hóa vào cơ sở dữ liệu. Phục vụ cho hoạt động kiểm kê và hạch toán hàng hóa nhập kho. 

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

  • Bước 1: Lên kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu 

Bất kỳ bộ phận nào của doanh nghiệp cần nhập nguyên vật liệu sẽ tiến hành thông báo kế hoạch tới những bộ phận liên quan chịu trách nhiệm.

Kho hàng có nhiệm vụ cập nhật thông tin và bố trí nhân sự phù hợp.

  • Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu đầu vào

Thủ kho hoặc nhân viên kho phụ trách quy trình xuất nhập kho hàng hoá sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị nhập hàng hoặc đơn đặt hàng và đối chiếu đầu vào.

Xem xét số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập vào có đảm bảo đủ chuẩn hay không.

[Mới] Tài liệu quy trình quản lý kho vận
[Mới] Tài liệu quy trình quản lý kho vận
Nếu có bất kỳ vấn đề gì, cần lập biên bản và nhanh chóng báo lại cho phòng ban/cá nhân đề xuất nhập hàng,

  • Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Sau khi kiểm tra nguyên vật liệu nhập hoàn tất và không có gì bất thường, toàn bộ phiếu yêu cầu nhập và giấy tờ liên quan sẽ chuyển sang cho kế toán để đối chiếu lại một lần nữa. Sau đó sẽ in phiếu nhập kho.

  • Bước 4: Hoàn tất nhập kho

Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Tùy vào tính chất và đặc điểm của nguyên vật liệu mà sắp xếp vào khu vực phù hợp.

Thông tin của nguyên vật liệu sau đó cần được cập nhật vào thẻ kho và hệ thống dữ liệu kho hàng.

2.2. Quy trình quản lý xuất kho hàng hóa

Khác với quy trình nhập kho, quy trình xuất kho hàng hóa không có sự phân loại giữa hàng thành phẩm và nguyên vật liệu.

Mọi hoạt động xuất hàng sẽ được thực hiện theo các bước như sau

  • Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Khi bộ phận nào đó của doanh nghiệp cần sử dụng hàng hóa, nguyên vật liệu, thì sẽ viết yêu cầu xuất kho. Doanh nghiệp cần soạn sẵn mẫu yêu cầu xuất kho và phổ biến tới các bộ phận. 

  • Bước 2: Kiểm tra tình trạng hàng tồn

Thông tin yêu cầu xuất hàng sẽ được chuyển tới bộ phận kế toán và kho.

Lúc này người phụ trách quản lý hàng hóa sẽ kiểm tra tình trạng hàng tồn (người này có thể là kế toán hoặc thủ kho – tùy thuộc phân công nhiệm vụ của doanh nghiệp).

Nếu còn hàng thì tiến hành lập phiếu xuất kho. Nếu hết hàng hoặc không đủ số lượng yêu cầu, thì báo lại với với đơn vị đề xuất.

  • Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Nếu không có vấn đề gì phát sinh và hàng hóa đủ tiêu chuẩn, số lượng xuất hàng, phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho kế toán. Kế toán làm phiếu xuất kho và chuyển phiếu này cho Thủ kho.

Lưu ý:

Phiếu xuất kho cần lập thành tối thiểu 2 liên. Một liên lưu tại sổ xuất nhập kho do kế toán giữ, một liên thủ kho giữ và một liên giao cho đơn vị tiếp nhận.

  • Bước 4: Xuất kho

Thủ kho khi nhận được phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng theo phiếu xuất.

Khi hàng đã chuẩn bị sẵn sàng thì thủ kho và đại diện của đơn vị yêu cầu tiến hành kiểm đếm một lần nữa.

Tiếp đó, đại diện đơn vị tiếp nhận hàng hóa ký nhận vào phiếu xuất, giữ 1 liên để đối chiếu.

  • Bước 5: Cập nhật thông tin

Thủ kho có nhiệm vụ ghi lại thẻ kho, nhận lại giấy yêu cầu xuất kho từ đơn vị đề xuất, và chuyển liên phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký cho kế toán.

Kế toán ghi vào sổ kho và cập nhật thông tin hàng xuất vào hệ thống dữ liệu kho.

Ghi chú:

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho đang vận hành và muốn chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu từ kho này sang kho khác để thuận tiện cho việc lưu trữ, quản lý, giao nhận hàng.

Thì cũng cần thực hiện theo các bước như trên để đảm bảo tính chặt chẽ và không xảy ra thiếu sót.

Xem thêm:

[11 Nguyên tắc] Quản lý kho hàng đạt hiệu quả cao nhất

Vòng quay hàng tồn kho và Công thức tính đơn giản nhất

Trên đây là quy trình xuất nhập kho hàng hóa mẫu cơ bản có thể áp dụng được cho nhiều ngành hàng. Tuy nhiên sẽ mang tính chung chung. Vì thế để sát sao hơn với doanh nghiệp của mình, bạn có thể tùy chỉnh các bước và phân quyền cho các bộ phận sao cho logic nhất.

0901868786